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年會策劃對活動場地的要求

標簽:活動策劃年會策劃

  當公司開始計劃年會時,應該有一個全面的計劃,列出你的要求,它將幫助你建立你的活動的基本過程,並讓你對年度會議的需求有一個全面的了解。

年會策劃對活動場地的要求
年會策劃對活動場地的要求

  01、場地的選擇

  選擇場地除了要考慮公司人數和活動規模,還需要考慮設備的搬入與安裝、排練。設備的拆卸及搬出的需求,尤其是時間安排和物流方面的要求。

  以酒店爲例,會場在幾層、是否有電梯、從酒店外到會場的沿途經過哪些地方、設備車輛的停車問題、如何搬入安裝、如何從停車場進入會場等等。

  02、場地空間要求

  設想年會的全過程,確定對相應空間的要求。考察可行性並開始制作成本報表,要盡量做到具體詳細,如果視聽設備和舞台搭建需要6米高的天花板,就應當在表格裏寫清楚。當然還必須包括提前布置和排練的空間,如果需要提前24小時預訂宴會廳,以確保布置好的場地可以保留到活動當天的話,也要流出來。

  如果需要爲演出人員准備一間化妝室,爲員工准備一間辦公室或安排一個區域擺放陳列物品,一定要在著手布置時通知會場方,好讓他們爲你預留出合適的位置。一旦合同簽訂完畢,縮減多余空間比想方設法解決空間不足問題要容易得多。

  03、精確的預算

  爲了准備一份精確的預算,需要照顧到年會的方方面面,盡量把可能的成本都考慮在內。

  在這個過程中,你會發現有很多不同的事項都要計入成本,如辦理街道停車許可證、聘請下班的警務人員等,這些費用應列入成本中的哪一項以及支付這些費用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算,並根據變化增減項目。

  正如前面提到的,隨時掌握開支情況是很重要的,這樣你就可以及時調整並具有足夠的資金確保活動要素的完整,這些活動要素是實現公司年會目標的必要元素。

  04、成本的考量

  有些年會想通過場景布置帶來一種奢華的感覺,使其成爲人們津津樂道的談資。舉個栗子,沙漠中舉辦一場類似篝火晚會的年會,在沙漠裏閃爍的星空下,由知名音樂家爲客人線上專長交響樂演出。

  你可以讓客人在日落時分乘坐熱氣球到達,著陸時送上香槟。在策劃富有創意活動的同時,也要考慮到活動地點的實際成本問題。比如萬一天氣狀況或鋒利情況不適宜熱氣球飛行,就要有後備的交通工具、爲不願意乘坐熱氣球的嘉賓准備的交通工具、返程的交通工具(因爲熱氣球在天黑後無法飛行)、一個透明的塑料帳篷(適合天氣不好時使用)、一個烹饪帳篷、衛生間、運送設施到沙漠的車輛、隨時待命的醫療援助、保安、燈光設施、取暖設備、供電與備用發電機以及負責處理異常情況的監察員等。

  當把所有的費用納入預算後,你可能會發現在沙漠裏舉辦這樣一場特殊活動的費用實在太高,轉而考慮其他的方案,或者看看成本報表中哪裏還有可以調用的資金,以實現你最初的設想。

  任何情况下都要清楚地知道资金状况,以做出明智的决定。活動策劃周详,活动执行按部就班,才能保证最后不出现“意外”。提前了解各项成本才能做出明智的决定。

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2020-03-24

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